Wordt jouw onderneming te groot om het personeelsrooster in Excel op te stellen en wekelijks rond te e-mailen? Of werk je als bedrijf al met roostersoftware, maar voldoet deze software om wat voor reden dan ook niet meer aan de eisen? Geautomatiseerde roostersoftware kan door de eindeloze mogelijkheden een flinke tijdsbesparing opleveren. De kans op fouten is bovendien vele malen kleiner dan wanneer je nog handmatig roostert. Maar wat kan je eigenlijk allemaal met roostersoftware? En hoe kies je de juiste software voor jouw onderneming?
Mogelijkheden rooster planning software
Roostersoftware ondersteunt de optimalisering van het personeelsrooster en bespaart de afdeling roosterplanning om die reden ontzettend veel tijd. Wat er precies allemaal mogelijk is met roostersoftware, verschilt per tool. Meer denk bijvoorbeeld aan de volgende functionaliteiten:
- Werknemersoverzicht: van elke werknemer kun je met roostersoftware een profiel aanmaken. Dit profiel geeft een overzicht van bijvoorbeeld de beschikbaarheid van de medewerker, de diensten die hij of zij verleent of de taken die hij of zij uitvoert, de locaties waarop de medewerker normaal gesproken werkzaam is, zijn of haar competenties en eventuele voorkeuren.
- Automatisch roosteren: op basis van het werknemersoverzicht, kan roostersoftware automatisch een personeelsrooster creëren. Hierin is rekening gehouden met al die verschillende variabelen uit het werknemersoverzicht.
- Zelfroosteren: sommige roosterprogramma’s hebben de optie tot zelfroosteren. Hierbij krijgen medewerkers toegang tot de software, zodat ze zelf in meer of mindere mate hun rooster kunnen samenstellen of bewerken. Ook kun je medewerkers de mogelijkheid geven via het roosterprogramma bijvoorbeeld verlofaanvragen of ruilverzoeken in te dienen.
- Voorwaarden instellen: de meeste branches hebben te maken met bepaalde CAO-voorschriften of wettelijke beperkingen. Sommige roostersoftware biedt de mogelijkheid met deze voorschriften en beperkingen rekening te houden, zodat medewerkers bijvoorbeeld nooit teveel uren werken of te weinig rusttijd tussen diensten toebedeeld krijgen. Ook kan roostersoftware zorgen voor zaken als de vereiste dat op elke werkdag een leidinggevende of gecertificeerde medewerker aanwezig moet zijn.
- Actuele roosters: sommige software biedt de mogelijkheid voor alle partijen om het rooster continu (bijvoorbeeld online) in te zien. Zo hebben de leden van het management, de leidinggevenden en de medewerkers altijd toegang tot het actuele rooster, ook als zij niet op het werk aanwezig zijn.
- Urenregistratie: aan het eind van de maand kan je met roostersoftware eenvoudig de totale urenregistratie inzien. Door dit te koppelen aan een uitbetalingssysteem, kunnen salarisbetalingen ook geautomatiseerd worden.
- Rapportages: alle informatie met betrekking tot het personeelsrooster kan automatisch in een urenrapportage omgezet worden, zodat het management met één druk op de knop inzicht heeft in alle statistieken met betrekking tot het personeel, de gewerkte uren, verlof-, verzuim- en vakantiedagen, en de loonkosten.
De juiste rooster software kiezen
De hierboven beschreven functionaliteiten vormen slechts een greep uit de mogelijkheden van het aanbod. En dan hebben we het nog niet gehad over de verschillen in kosten, gebruiksvriendelijkheid en design van de verschillende soorten roostersoftware. Welke tool jij kiest, is in grote mate afhankelijk van de branche waarin je opereert, het soort bedrijf, het aantal medewerkers, hun contracten, et cetera. Hoe kies jij als ondernemer nu de tool die bij jou en je bedrijf past?
Roostersoftware is ongetwijfeld niet de specialisatie van jou of jouw bedrijf. Het onderzoeken, analyseren en selecteren van de juiste software doe je dan ook niet elke dag. Misschien weet je ook eigenlijk niet goed naar welke opties en mogelijkheden je op zoek bent en welke functionaliteiten voor jouw team relevant zijn. Het kiezen van de juiste roostersoftware is, kortom, niet eenvoudig, tijdsintensief en duur. Bovendien blijkt dat 80% van de software-implementaties faalt, omdat toch in de verkeerde software is geïnvesteerd.
A
Planning software aanschaffen
Gelukkig is er een oplossing. De experts van planningsoftwareselect.nl hebben jarenlange ervaring met planningstools en kennen de markt van roostersoftware van binnen en buiten. Ze zijn dus specialist op dit gebied en kunnen jou dit lastige werk niet alleen uit handen nemen, maar het ook veel sneller uitvoeren. Ons plan van aanpak bestaat uit 4 stappen:
1. Vooronderzoek: we verdiepen ons in jouw bedrijf en zetten al jouw wensen, eisen en voorkeuren op een rijtje.
2. Marktverkenning: wij bekijken het aanbod op de markt en vergelijken dit met de informatie uit het vooronderzoek.
3. Selectie: we selecteren software die het best bij jouw bedrijf past. En omdat wij volledig onafhankelijk zijn, is dit ook een volledig objectieve keuze.
4. Implementatie: we implementeren de software en leren jou er optimaal mee te werken.
Zo bespaar jij tijd en geld, en weet je zeker dat je in de juiste tools investeert.
