Administratieve verplichtingen kunnen een flinke last zijn voor werknemers op ieder niveau van een onderneming. Zij zijn hier onnodig veel tijd en aandacht aan kwijt. Een complete verslaglegging is desondanks noodzakelijk. Hoewel een effectieve samenwerking door collega’s op kantoor en op straat noodzakelijk is, is dit niet vanzelfsprekend. Ondanks de duidelijke voordelen die een dergelijk samenspel met zich meebrengt, hebben of nemen bedrijven niet de tijd om dit tot stand te brengen.
Daarom komt softwarebedrijf Op Orde met een oplossing: een systeem dat front- en backoffice soepel laat samenwerken. “De mensen achter Op Orde kennen administraties, ze zijn er jaren verantwoordelijk voor geweest en snappen dat het daadwerkelijk voeren van een goede administratie geen sinecure is”, verklaart het bedrijf zijn beweegredenen.
Oog voor de vakman
Door de administratieve wirwar te ontrafelen en het werk voor medewerkers op locatie te verhelderen, laat Op Orde “de ‘vakman’ een nog betere vakman zijn”. Het bedrijf stelt daarvoor voor iedere organisatie een op maat gemaakte digitale werkomgeving samen, die intelligent is opgebouwd. Het systeem leidt vervolgstappen af aan wat de gebruiker eerder heeft ingevoerd en stuurt de informatie klaar voor gebruik door naar de binnendienst. “In alle gevallen gaat het om leuker, sneller en beter kunnen werken.”
Dit geldt ook voor de verantwoordelijken voor de verwerking van de administratie. Doordat hun het orde brengen in de chaos uit handen wordt genomen, kunnen zij hun volledige aandacht richten op het maken van inhoudelijke beslissingen. Hiermee worden fouten voorkomen.
Zo kampte de gemeente Oss met problemen in het administreren van werkzaamheden in de buitenruimte zoals: maaien, onderhoud van de beplanting, dode materialen verwijderen en het vegen van de straten. Deze werkzaamheden besteedde de gemeente uit aan aannemers. Een efficiënt systeem dat de communicatie, verslaglegging en afhandeling hiervan regelde, was er echter niet. Medewerkers van de gemeente en externe partijen werken nu samen in hetzelfde systeem, waarin een kalender wordt aangehouden, maar ook ter plekke kan worden besloten om activiteiten uit te voeren.
Naadloze samenwerking tussen de verschillende facetten van een organisatie zijn zeker een uitdaging, maar met initiatieven als dat van Op Orde wordt dit al een stuk makkelijker.
