Vijf jaar geleden was het werken in de cloud een baanbrekende keuze voor boekhouders. Tegenwoordig is online administratie de norm, maar het vereist een zorgvuldige aanpak. Om de complexiteit, variatie en voorspelbaarheid in evenwicht te houden, zijn er in dit artikel cruciale do’s en don’ts opgesomd voor effectief cloudgebaseerd boekhouden.
Hoe werkt cloud-computing?
Administratieve gegevens kunnen lokaal of in de cloud worden opgeslagen. De cloud, toegankelijk via internet, biedt voordelen zoals universele toegang tot gegevens. Echter, het brengt ook risico’s met zich mee. Om fouten te vermijden, volgen hier de do’s en don’ts.
- DOE: Werk via een betrouwbare partner
Zorg dat jouw cloud-gebaseerde administratie wordt gehost op een beveiligde server, bijvoorbeeld die van marktleider Microsoft. Dagelijkse back-ups, continue monitoring en beveiliging zijn essentieel.
- NIET DOEN: Onnodige kosten maken
Vermijd hoge investeringen in hardware en software door in de cloud te werken. Abonnementsmodellen voorkomen onverwachte kosten en bieden de vrijheid om te investeren in je bedrijf.
- DOE: Werk waar je wilt
Cloud-gebaseerd werken biedt flexibiliteit. Toegang tot administratie is mogelijk vanaf elke locatie met internet. Zorg voor een betrouwbare internetverbinding om naadloos te werken.
- NIET DOEN: Administraties per e-mail delen
Verstuur geen administraties via e-mail; deel ze rechtstreeks in de cloud. Dit zorgt voor actuele gegevens en voorkomt onveilige e-mail transacties.
- DOE: Samenwerken met meerdere gebruikers
Efficiënt samenwerken met collega’s aan dezelfde administratie is mogelijk in de cloud. Fouten worden geminimaliseerd, en informatie is direct beschikbaar.
- NIET DOEN: Bang zijn om gegevens te verliezen
In de cloud zijn gegevens veiliger dan lokaal opgeslagen gegevens. Beveiligde servers en dagelijkse back-ups minimaliseren het risico op verlies.
- DOE: Noodscenario’s oefenen
Bereid je voor op het onverwachte. Oefen scenario’s waarbij je geen internet hebt en ontdek praktische oplossingen voor mogelijke uitdagingen.
- NIET DOEN: Vasthouden aan ouderwetse werkwijzen
Digitaliseer je administratie volledig en zeg vaarwel tegen papieren bonnen en facturen. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert fouten.
- WEL DOEN: Investeer in training
Bescherm jezelf en je medewerkers tegen cybercriminaliteit met ‘security awareness’-trainingen. Identificeer en elimineer zwakke plekken.
- WEL DOEN: Gebruik multi factor authentication (MFA)
Versterk de beveiliging met MFA. Dit vereist meerdere verificatie stappen voor toegang tot de cloud-administratie, waardoor onbevoegde toegang wordt bemoeilijkt.
- WEL DOEN: Zorg voor een soepele overgang
Plan voldoende tijd voor de overgang naar cloud-werken. Betrek medewerkers en klanten, leg de voordelen uit en biedt ondersteuning om weerstand te verminderen en succes te bevorderen.
Boekhouden met de cloud voor zzp’ers
Voor zzp’ers kan het beginnen met cloud-gebaseerde boekhouding een waardevolle stap zijn. Het stelt hen in staat om flexibel te werken, waar en wanneer ze maar willen, zonder gebonden te zijn aan een specifieke locatie of apparaat. Bovendien elimineert het de noodzaak om kostbare hardware en software aan te schaffen, aangezien cloud-oplossingen meestal op abonnementsbasis worden aangeboden. Dit bespaart niet alleen geld, maar zorgt er ook voor dat financiën van zzp’ers efficiënt beheerd kunnen worden zonder zich zorgen te hoeven maken over onderhoud of upgrades van systemen.
In essentie stelt de overstap naar cloud-gebaseerde boekhouding zzp’ers in staat om hun administratie efficiënter te beheren, kosten te besparen en zich te concentreren op hun kernactiviteiten om hun bedrijf naar nieuwe hoogten te brengen.
In de boekhouding zijn er veel verschillende programma’s beschikbaar. Deze verschillende programma’s vervullen verschillende behoeften en hebben andere voor- en nadelen. Hierom is het belangrijk dat je eerst je specifieke behoeften in kaart brengt en gericht op zoek te gaan naar het boekhoudprogramma dat hierop aansluit. Boekhoudprogramma vergelijken geeft je inzicht hierin, zo maak jij de beste keuze.
Kortom, de overgang naar cloud-gebaseerde boekhouding biedt niet alleen zzp’ers, maar ook bedrijven van elke omvang, talrijke voordelen, waaronder flexibiliteit, kostenbesparing en efficiëntie. Door de cruciale do’s en don’ts van cloudgebaseerd boekhouden te omarmen, kunnen organisaties hun financiële processen verbeteren en zich richten op het stimuleren van groei en succes. Met een zorgvuldige aanpak en het juiste boekhoudprogramma op maat kunnen ondernemers en zzp’ers een solide basis leggen voor hun financiële gezondheid en toekomstige groei.
